Charges récupérables sur le locataire : liste officielle 2026 et régularisation

Le principe des charges récupérables

En droit locatif français, toutes les charges ne se valent pas. Le bailleur supporte certaines dépenses à titre définitif ; d'autres peuvent être refacturées au locataire sous forme de charges locatives récupérables. La liste est fixée par deux textes réglementaires :

• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 pour les logements loués vides (bail nu).
• Décret n° 2002-120 du 30 janvier 2002 pour les logements meublés.

Ces listes sont limitatives : ce qui n'y figure pas ne peut pas être récupéré sur le locataire, quoi que dise le bail. Une clause qui tenterait d'élargir cette liste serait réputée non écrite par les tribunaux.

Les charges récupérables s'articulent autour de trois grandes familles : l'entretien des parties communes de l'immeuble, les dépenses d'eau et de chauffage, et certaines taxes dont la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

La liste officielle des grandes catégories

Le tableau ci-dessous résume les quatre grandes catégories de charges récupérables et donne, pour chacune, des exemples concrets de ce qui est récupérable et de ce qui reste à la charge du bailleur.

Revenons à Sophie et ses 1 800 € de ravalement. Le ravalement des parties communes figure explicitement dans la colonne "Non récupérables" : il s'agit d'un gros travaux d'entretien de l'immeuble, à la charge du propriétaire. Sophie ne peut donc pas répercuter un centime de cette facture sur son locataire.

Les provisions sur charges et la régularisation annuelle

Le mécanisme le plus courant est celui des provisions mensuelles sur charges. Le locataire paie chaque mois, en plus du loyer hors charges, une provision destinée à couvrir les charges locatives à venir. Ce n'est pas une somme définitive.

Une fois par an, le bailleur doit procéder à la régularisation des charges :

• Il additionne toutes les charges récupérables réelles de l'année (relevés de copropriété, factures d'eau, TEOM, etc.).
• Il compare ce total aux provisions déjà versées par le locataire.
• Si les charges réelles sont supérieures aux provisions : le locataire paie le complément.
• Si les charges réelles sont inférieures aux provisions : le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire.

Obligation légale importante : avant de procéder à la régularisation, le bailleur doit communiquer le décompte détaillé des charges au locataire au moins 1 mois à l'avance. Ce décompte doit indiquer le total des charges, la part récupérable, et la différence par rapport aux provisions versées. À défaut, le locataire peut contester la régularisation.

Comment calculer le bon montant de provision

La méthode pratique est simple : partez du dernier relevé annuel de charges de copropriété, identifiez la part récupérable, et divisez par 12. L'objectif est d'éviter les régularisations trop importantes en fin d'année, qui peuvent surprendre le locataire et créer des tensions.

Si vous venez d'acquérir le bien et ne disposez pas d'un historique, demandez au syndic les appels de charges des deux dernières années. En l'absence de données, la loi autorise de partir des charges prévisionnelles votées en assemblée générale.

Les erreurs les plus fréquentes des bailleurs

La gestion des charges locatives concentre une grande partie des litiges bailleur-locataire. Voici les quatre erreurs les plus courantes, et comment les éviter.

• 1. Refacturer les travaux de réparation au locataire. Le remplacement d'une chaudière collective, le ravalement de façade, ou la réfection d'une toiture sont des charges de propriétaire. Les refacturer, même partiellement, expose le bailleur à une action en remboursement et à des dommages et intérêts.
• 2. Ne pas régulariser pendant plusieurs années, puis envoyer une grosse facture. Techniquement légal dans la limite de la prescription de 3 ans, mais désastreux pour la relation locative. Un locataire qui reçoit une régularisation de 1 500 € d'un coup peut contester, retarder, voire ne pas payer. Régularisez chaque année.
• 3. Oublier de mentionner les charges dans le bail. Le bail doit préciser si les charges sont récupérées sous forme de provisions (avec régularisation annuelle) ou de forfait (montant fixe, sans régularisation). En l'absence de mention, les provisions sont présumées — mais le litige est garanti.
• 4. Confondre charges et loyer dans le quittancement. La quittance de loyer doit distinguer clairement le loyer hors charges, les provisions sur charges, et le total. Une quittance globale sans ventilation est irrégulière et peut poser problème en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Comment FacturZen gère les charges et la régularisation

FacturZen vous permet de configurer une provision mensuelle par bail. Le logiciel suit automatiquement le cumul des provisions versées par le locataire et, en fin d'année, génère le récapitulatif de régularisation en un clic : total des charges récupérables réelles, total des provisions encaissées, solde à réclamer ou à rembourser.

Chaque quittance émise ventile automatiquement le loyer hors charges et la provision sur charges, conformément aux obligations légales. Vous pouvez gérer un parc de plusieurs biens, chacun avec ses propres provisions, sans jongler entre des fichiers Excel. Découvrez le logiciel de gestion locative FacturZen et simplifiez votre gestion des charges dès aujourd'hui.