Dépôt de garantie : délai de restitution et retenues légales (2026)

Les délais légaux de restitution

La loi du 6 juillet 1989 (article 22) fixe deux délais distincts selon l'état du logement à la remise des clés :

• 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée — c'est-à-dire si aucune dégradation imputable au locataire n'est constatée.
• 2 mois si des dégradations sont mentionnées dans l'état des lieux de sortie ou constatées postérieurement lors de la comparaison des deux documents.

Le point de départ du délai est la date de remise des clés par le locataire, à condition que celui-ci ait communiqué sa nouvelle adresse. Si le locataire part sans laisser d'adresse de réexpédition, le bailleur dispose d'un mois supplémentaire — mais il reste tenu d'expédier le solde dès que l'adresse lui est communiquée.

Ce que vous pouvez légalement retenir

Le bailleur peut déduire du dépôt les sommes correspondant à trois catégories de créances :

• Dégradations imputables au locataire — au-delà de l'usure normale résultant de l'usage du logement. Il s'agit des dommages causés par négligence ou accident : trous dans les murs, traces grasses non nettoyées, moquette brûlée, serrure forcée, etc.
• Loyers et charges impayés — toute somme due et non réglée au titre du bail peut être déduite, à condition de pouvoir en justifier le montant exact.
• Réparations locatives non effectuées — les travaux qui incombent au locataire selon la liste définie par le décret du 26 août 1987 (joints, petites pièces d'usure, entretien des appareils).

La vétusté doit être prise en compte pour chaque déduction : si un élément est amorti depuis plusieurs années, le bailleur ne peut pas réclamer son remplacement à neuf. La grille de vétusté conventionnelle, établie par les partenaires sociaux, sert de référence pour calculer la valeur résiduelle d'un équipement et le montant déductible.

Dégradations vs usure normale — la grille officielle

La distinction entre dégradation et usure normale est souvent source de litige. La grille de vétusté de référence — utilisée par la plupart des assureurs et médiateurs — donne des durées de vie indicatives par élément :

Ces durées sont indicatives et non opposables si aucune grille n'a été annexée au bail. Mais en cas de litige, les conciliateurs et juges s'y réfèrent systématiquement. L'appliquer dès la rédaction du bail vous protège autant qu'elle protège le locataire.

Les justificatifs obligatoires

Toute retenue sur le dépôt de garantie doit être accompagnée de pièces justificatives transmises au locataire en même temps que le décompte. Sans ces documents, la retenue est contestable et le juge l'annulera généralement :

• Devis ou factures de travaux datés et signés par un professionnel, correspondant précisément aux dégradations constatées. Un devis seul suffit au moment de la restitution, mais la facture définitive devra être fournie si le locataire la réclame.
• Les deux états des lieux comparés — entrée et sortie — avec mention explicite des différences constatées. Un état des lieux de sortie seul, sans l'état d'entrée correspondant, est insuffisant.
• Photos datées et signées (ou horodatées numériquement) illustrant les dégradations invoquées. Elles renforcent considérablement la position du bailleur devant une commission ou un tribunal.

La procédure si le locataire conteste

En cas de désaccord sur les retenues ou de non-restitution dans les délais, le locataire dispose d'un recours progressif en trois étapes :

1. 1. Mise en demeure par lettre recommandée (LRAR) — le locataire rappelle au bailleur ses obligations légales, le montant réclamé et la pénalité de 10 %/mois applicable. Cette étape est indispensable avant toute saisine.
2. 2. Commission Départementale de Conciliation (CDC) — gratuite et accessible sans avocat, cette instance traite les litiges locatifs en quelques semaines. La grande majorité des dossiers se règle à ce stade lorsque le bailleur ne dispose pas des justificatifs suffisants.
3. 3. Juge des contentieux de la protection — pour les litiges inférieurs à 5 000 €, la procédure se déroule sans avocat obligatoire devant le tribunal judiciaire du lieu du logement. Le juge statue sur le fond, les pénalités de retard et, éventuellement, les dommages et intérêts.

Dans la pratique, la plupart des litiges se résolvent à l'étape 2 dès lors que l'une des parties manque de pièces justificatives. C'est pourquoi constituer un dossier complet dès la remise des clés est la meilleure protection pour le bailleur comme pour le locataire.

Comment FacturZen simplifie la gestion du dépôt

FacturZen enregistre le montant du dépôt de garantie pour chaque bail dès sa création. Lorsqu'un locataire restitue ses clés, vous saisissez la date de remise et le logiciel calcule automatiquement la date limite de restitution (1 mois ou 2 mois selon votre choix) et vous envoie un rappel avant l'échéance.

La comparaison entre l'état des lieux d'entrée et de sortie, ainsi que le décompte détaillé des retenues, peuvent être exportés en PDF en quelques clics — prêts à être joints à votre courrier de restitution. Plus besoin de chercher vos documents dans plusieurs dossiers au moment du départ du locataire.

Découvrez comment le logiciel de gestion locative FacturZen vous aide à gérer vos dépôts de garantie et vos états des lieux. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.

Conclusion

Le dépôt de garantie est encadré par des règles précises que ni le bailleur ni le locataire ne peuvent ignorer. Délai d'un mois ou deux mois selon l'état des lieux, pénalité automatique de 10 %/mois, justificatifs obligatoires pour chaque retenue, recours gratuit devant la CDC : connaître ces mécanismes évite l'essentiel des litiges et protège les deux parties. La clé reste la qualité de l'état des lieux d'entrée — sans référence fiable, toute comparaison en sortie devient un sujet de dispute.