État des lieux : modèle PDF gratuit + check-list complète (2026)

Pourquoi l'état des lieux est votre meilleure protection

On va aller à l'essentiel. Sans état des lieux d'entrée signé, la loi présume que le logement a été remis en bon état au locataire. Toutes les dégradations constatées à la sortie sont alors juridiquement à votre charge, pas à la sienne. C'est l'article 1731 du Code civil — il n'y a pas de marge de négociation.

Inversement, un EDL d'entrée précis et signé devient la référence opposable. Si la tapisserie était déchirée à l'arrivée et que c'est noté, le locataire ne peut pas vous le reprocher. Si elle était intacte et qu'elle ne l'est plus à la sortie, le coût des travaux peut être prélevé sur le dépôt — légitimement, et sans contestation possible.

Honnêtement, les modèles génériques téléchargés en ligne ne valent presque rien sans photos horodatées en annexe. Nous le voyons chaque mois en accompagnement : c'est la principale différence entre un dossier qui passe et un dossier qui s'effondre.

Ce que dit le décret du 30 mars 2016

Le décret n° 2016-382 a posé un cadre commun à tous les EDL. Huit éléments doivent obligatoirement y figurer — manquer un seul fragilise la valeur probante du document.

1. 1. Le type d'état des lieux — entrée ou sortie. Cela paraît évident, mais nous voyons régulièrement des modèles où l'intitulé est ambigu.
2. 2. La date de réalisation — jour, mois, année. Pour la sortie, c'est aussi la date qui déclenche le délai de restitution du dépôt (1 mois sans dégât, 2 mois sinon).
3. 3. L'adresse complète du logement — numéro, voie, étage, numéro de lot ou de porte le cas échéant.
4. 4. L'identification des parties — bailleur (ou mandataire) et locataire(s) : nom, prénom, domicile.
5. 5. La description du logement, pièce par pièce — surface, agencement, nombre d'éléments. Pas de description globale.
6. 6. Le tableau d'état de chaque élément — sols, murs, plafonds, fenêtres, équipements. Avec une qualification précise : neuf, bon état, état d'usage, mauvais état, à remplacer.
7. 7. Les signatures — bailleur ET locataire(s), sur chaque page idéalement.
8. 8. La mention de la remise des clés — nombre, type, badge éventuel d'immeuble.

Check-list pièce par pièce

Voici la trame que nous utilisons en interne. Pour chaque pièce, on vérifie six familles : murs, sols, plafonds, menuiseries (portes/fenêtres), équipements (prises, interrupteurs, radiateurs, luminaires) et plomberie le cas échéant.

• Entrée / hall. Revêtement de sol, état du mur près de la porte (traces, chocs), interphone, boîte aux lettres, compteur si visible.
• Cuisine. Hotte (à allumer pour vérifier), plaque de cuisson, four, évier, robinetterie, joints, meubles hauts et bas (charnières), faïence, ventilation. Photographier l'intérieur des placards.
• Séjour. Parquet ou carrelage, plinthes, peinture, prises (nombre et fonctionnement), interrupteurs, radiateur (mise en chauffe), volets, baie ou fenêtre, poignées.
• Chambres. Mêmes points que le séjour, en insistant sur la moquette/parquet si présents et les fixations murales.
• Salle de bain. Baignoire ou douche, robinetterie, évacuation, joints silicone (souvent l'un des premiers points de litige), miroir, sèche-serviettes, ventilation.
• Extérieur. Balcon, terrasse, cave, garage, jardin si applicable. Avec les clés correspondantes.

Une photo par élément, datée. Pas une photo d'ambiance — une photo détail.

Modèle PDF gratuit ou logiciel intégré ?

Le modèle PDF gratuit fait son travail si vous gérez un seul bien et que vous y mettez de la rigueur — photos systématiques, paraphes sur chaque page, exemplaire remis au locataire le jour même. C'est suffisant pour démarrer.

À partir du deuxième logement, ça se gâte. Vous jonglez entre des PDF dans Drive, des photos sur le téléphone, et au moment du litige vous cherchez la bonne version pendant trois heures. Pierre, propriétaire d'un meublé à Nice que nous suivons, a gagné un litige en 2024 grâce à des photos horodatées intégrées directement à son EDL : 940 € de remise en état imputés au dépôt, validés sans recours. Ce qui a fait la différence : le tribunal a vu la même photo dans l'EDL d'entrée et dans l'EDL de sortie, dans le même document, sans manipulation possible.

C'est exactement ce que fait un logiciel de gestion locative comme FacturZen : EDL guidé pièce par pièce, photos attachées élément par élément, signature électronique, archivage daté, et lien direct avec le bail et les quittances de loyer automatiques. À partir de 7 € par mois, données hébergées en France, conforme RGPD.

Conclusion : ne bâclez jamais ce document

L'état des lieux est le document le plus rentable de toute la gestion locative — une heure investie à l'entrée peut vous éviter 1 500 à 3 000 € de pertes à la sortie. Soyez précis, photographiez tout, faites signer chaque page. Et si vous gérez plus d'un bien, passez à un système qui rattache les photos au document de façon infalsifiable. C'est la seule version sereine du métier.